How to: Automatische Nachverfolgungsaktivitäten in MS CRM 2011 erstellen

CRM InfoSpätestens nach der Umstellung von Microsoft CRM 4.0 nach Microsoft CRM 2011 fehlt in den Aktivitäten der Formularassistent. Damals war es noch möglich, direkt aus sämtlichen Aktivitäten sofort eine Folgeaktivität zu planen. Zum Beispiel ist es sehr nützlich nach einem Kundentermin sich die Aufgabe „Angebot schreiben“ zu erstellen. Diese Möglichkeit haben uns die Microsoft Entwickler leider genommen. Warum auch immer!?!

Wer weiterhin die Folgeaktivitäten nutzen will, muss Hand anlegen und zwar direkt in den Einstellungen. Aber keine Angst, die Anpassungen sind relativ simpel.

Nehmen wir die Aktivität „Telefonanruf“. Wir wollen erreichen, dass man direkt in der Aktivität Telefonanruf entweder eine Aufgabe oder einen Termin anlegen kann. Hierbei sollen Inhalte der Ursprungsaktivität übernommen werden.

Erstellung des Feldes Follow Up Aktivitäten

  1. Gehe zu den Einstellung
  2. Navigieren auf die Entität „Telefonanrufe“
  3. Wähle Felder
  4. Erstelle ein neues Feld „Follow Up Aktivität“, oder wähle einen Namen deiner Wahl. Wichtig das du den Typ „Optionssatz“ verwendest.
  5. Über das große grüne Pluszeichen erstellst du die Optionen „Termin“ und „Aufgabe“.
  6. Speicher Sie das neue Optionsdatenfeld ab.

Follow Up Aktiviäten erstellen

Erstellung des Feldes Follow Up Startzei t/ Endzeit

  1. Erstelle für die Start- als auch die Endzeit ein neues Feld vom Typ „Datum und Uhrzeit“
  2. Benne die neuen Felder als Follow Up Startzeit / Follow Up Endzeit
  3. SpeichernFollow Up Endzeit

Erstellung des Feldes „Follow Up Beschreibung“

  1. Erstelle ein Feld vom Typ „Mehzeiliger Text“
  2. Benne das neue Feld als „Follow Up Beschreibung“
  3. SpeichernFollow Up Beschreibung

Formular Änderungen

Wähle das Standardformular der Entität Telefonanruf. Platziere die neuen Felder in einen gesonderten Abschnitt untereinander.Follow Up Formular

Erstellen des zugeordneten WorkflowsStart Workflow Follow Up

Navigieren Sie auf den Bereich Prozesse. Erstellen Sie einen neuen Workflow, wie z.B. „Follow Up Telefonanruf“. Achten Sie darauf, dass die Entität „Telefonanruf“ eingestellt ist und die Kategorie „Workflow“ gewählt wurde.

Entscheiden Sie ob der Workflow nur für Sie selbst oder für die gesamte Organisation durchführbar ist. Wir entscheiden uns dafür, dass der Workflow erst beim ändern eines Datensatzfeldes geändert wird.

  1. Datensatzfelder werden geändert anhaken
  2. Unter Ansicht „Follow Up Aktivität“ auswählen

Wir entscheiden uns für zwei Phasen, bzw. zwei Schritte die durch ändern des jeweiligen Optionsfeldes „Aufgabe“ oder „Termin“ durchgeführt werden soll.Aufgabe erstellenFollow Felder in Telefonanruf

  1. Wir wählen die „Überprüfungsbedingung“
  2. In den Abfragesatz „Falls ….“ Tragen wir ein : Follow Up Aktivität gleich Aufgabe
  3. Dann: Erstellen „Aufgabe“
  4. Im weiteren Verlauf legen wir die Eigenschaften des Elementes Aufgabe fest.
  5. Klicken Sie in die Felder die Sie füllen möchten, es sollte auf jeden Fall ein „Betreff“ und ein „Bezug“ gefüllt werden. Hierzu verwenden wir Daten, die wir bereits in dem bestehenden Telefonanruf vorhanden sind. Vorschalgen würde ich, dass der Betreff und der Bezug der Aufgabe mit dem Bezug des Telefonanrufes identisch sind. Die Werte können Sie mit dem Formular Assistent prima und einfach füllen.

Workflow finished

Die zweite Phase beginnt, falls das Follow Up Feld ein „Termin“ ist. Verfahren Sie hierzu genau wie in der Erstellung der Aufgabe. Falls Sie Schwierigkeiten haben sollten, orientieren Sie sich an dem Bild.

Nun müssen Sie den Workflow nur noch für den Button in der Menüleiste aktivieren.

Probieren Sie nun aus, ob der Workflow ordnungsgemäß funktioniert. Erstellen Sie einen Telefonanruf. Wichtig speichern Sie diesen vorher ab (Es gibt zwar noch eine andere Methode ohne abspeichern, dies trifft in unserem Beispiel allerdings nicht zu). Stellen Sie die Follow Up Aktivität auf Termin oder Aufgabe (Probieren Sie am besten beide Verfahren aus).

Ob der Workflow funktioniert hat, erfahren Sie bereits innerhalb des Telefonanrufes. Unter der linken Navigationsleiste sehen Sie das Menüelement „Workflow“. Wählen Sie diese aus. Hat alles reibungslos funktioniert, erscheint unser Workflow „Follow Up …“ mit dem Status „erfolgreich“.

Kontrollieren sollten Sie beim ersten Workflow auf jeden Fall ob die gewünschte Aufgabe oder der erstellte Termin auch wirklich im System vorhanden sind. Wählen Sie die Aktivitäten aus. Dort müssten diese auf jeden Fall erscheinen. Die zweite Möglichkeit ist noch den Bezug zu kontrollieren. Haben die beispielweise den Telefonanruf aus einer Firma erstellt, so ist dies der Bezug des Telefonanrufs als auch der neuen Aktivität Aufgabe oder Telefonanruf.

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Dirk Lickschat

Mein Name ist Dirk Lickschat. Seit 1998 schreibe ich regelmäßig über diverse Software und Marketingthemen. In meinem Gebiet gehöre ich zu den Experten die Marketing und IT-Themen zusammenbringen. Zu meinen Lieblingen gehoeren CRM, SEO, SEM und Online Marketing. Meine Erfahrungen erhielt ich als Vertriebs- und Marketingverantwortlicher in einigen deutschen IT Firmen. Übrigens: Pressemitteilung können jetzt kostenlos veröffentlicht werden. Natürlich nur für IT- und Software-Themen.