Agentursoftware in Digitalagenturen

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Agentur Software

Agentursoftware in Digitalagenturen: Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung in Werbeagenturen

Die Agentursoftware in Digitalagenturen erlaubt es, Projekte und Aufgaben übersichtlich darzustellen. Das Erfassen von Eigen- und Fremdleistungen ist ebenso möglich wie die Fremdkostenerfassung für die Agenturen bei bestimmten Projekten. Dadurch soll ein Projekt- oder Jobcontrolling ermöglicht werden, um somit Umsatz steigernd sowie kosteneffizient arbeiten zu können. So soll auch die Dienstleistungsqualität angehoben werden, wodurch die Kundenkommunikation deutlich verbessert wird. Häufig wird eine Agentursoftware im Bereich PR, Werbeagentur, Marketing oder Design verwendet.

Es werden Module wie Kontakt- und Kalenderverwaltung, Projektmanaging und -controlling, die besonders in der Werbeagentur unumgänglich sind, Stundenerfassung und Buchhaltung sowie Auswertungsmöglichkeiten angeboten. Gerade die Sicht auf die Kunden sollte hier im Mittelpunkt stehen. Schließlich geht es ja nicht nur um die Werbeagentur. Die Kunden im Zusammenspiel mit dem Consulting sollte dem Hauptaugemerk dienen.

Diese Funktonen sind häufig noch weiter unterteilt erhältlich. So gibt es heute beispielsweise schon Software, mit der man von der Kalkulation bis hin zur Rechnungsstellung arbeiten kann. Außerdem gibt es spezialisierte Software für Agenturen, die spezielle Teilaufgabenbearbeitung ermöglicht und verbessert. So kann man zu einem Basisprogramm bei Bedarf jederzeit zusätzlich Module käuflich erwerben. Das hält die Kosten anfangs im Rahmen und es besteht die Möglichkeit, je nach Wachstum oder Bedarf der Agentur, Module dazu zu kaufen.

Es gibt verschieden entwickelte Software, die mit Linux, Windows und/oder Mac OS einsetzbar sind. Die Entwicklung reicht von browserbasierend über SQL-Datenbank und File Manager bis hin zu 4th Dimension sowie IBM Lotus Domino. Hierbei kommt es natürlich auf den jeweiligen Hersteller der Software an.

Selbstverständlich ist auch die klassische Software mit Fullservice erhältlich

Bei einer Online Studie „Agenturorganisation und Softwarenutzung“(1) aus dem Jahr 2008 wurde festgestellt, dass das Benötigen eines solchen Computerprogramms nicht von der Größe der jeweiligen Werbeagentur abhängt.

Da die Arbeit mit einer Agentursoftware zeit- und auf Dauer auch kostensparend ist, sollte man die Entscheidung für eine solche Software nicht immer weiter hinausschieben. Viele Agenturen scheuen die Kosten sowie die Einrichtungszeit der Agentursoftware und lassen dabei außer Acht, dass man viel effektiver arbeiten kann, wenn das Computerprogramm erst einmal eingerichtet ist und die Mitarbeiter geschult. Auch die Kosten der Software hat man schnell wieder erwirtschaftet. macht man regelmäßige Datensicherung, sogenannte Back Ups, muss man sich auch nicht wegen Datenverlusten Sorgen machen.  Und welche Werbeagentur möchte heute noch ohne solch ein Computerprogramm auskommen?  Zeit ist doch sowieso nie vorhanden, also warum nicht zeitersparend arbeiten?

Unübersichtliche Marktübersicht- Teste den Berater

Zahlreiche Programme tummelen sich um die Werbeagenturen: Troi, Easyjob, Quojob, Proad, Spirit um nur einige zu nennen. Oft sind Werbeagenturen noch im Besitz von klassischer ERP Software wie KHK (heute Sage) & Co.. Programme die sich eigentlich auf mittelständische Hersteller oder Bauunternehmen verschrieben haben. Bei den großen Agenturen spielt sogar SAP eine Rolle. Je spezifischer das Programm umsomehr ist das Consulting gefragt. Schließlich lässt sich auch eine Agentursoftware nicht über Nacht einführen. Gerade in der Einführung von Job Verarbeitung und Projektmanagement ist Fingerspitzengefühl gefragt. Testen die den Berater oder Verkäufer, schließlich gehen Sie mit ihm eine Bindung über Jahre ein.

Versuch macht Klug – Teste dein Wunschprogramm

Testen Sie die Programme. Oft werden kostenlose Downloads und Demoversionen zur Verfügung gestellt. Laden Sie einen Vertriebsmitarbeiter ein, lassen Sie sich die Software zeigen. Alle Mitarbeiter der Agentur sind dazu herzllich eingeladen. Schließlich müssen sie damit arbeiten. Look und Feel müssen zum Arbeiten einladen. Im Endeffekt sollten Ihre Mitarbeiter sagen – Das ist die beste Agentursoftware und damit kann ich mich die nächsten Jahre identifizieren. Tipps zum Schluss: Lassen Sie sich Referenzen geben. Oft kann man eine Firma im nächsten Bundesland kontaktieren. Hier entsteht kein Konkurrenzdruck. Ebenso sollte man mal die Hotline anrufen. Testen Sie ausgiebig Service und Support. Das ist kostenlos und man sollte Sie als möglichen Kunden gut bedienen. Werden Sie abgewiesen, wissen Sie sofort was Sie von derart Geschäftsgebahren halten sollen.