Dokumentenmanagement

Was ist Dokumentenmanagement?

Die Implementierung eines neuen Dokumenten-Managementsystems zeichnet sich durch intelligente Vorbereitung aus. Das Ziel ist alle relevanten Dokumente des Unternehmens digitalisieren zu können. So soll sich der Zugang zu den erforderlichen Dolkumenten einfacher und schneller gestalten. Dies ist nur mit einem modernen Dokumentenmanagement zu erreichen!

Pflichten zur Dokumentenaufbewahrung

Ein Teil der Anforderung  ist z.B. die Digitalisierung der Buchhaltung, für die dann meistens auch eine leistungsstärkere Hardware benötigt wird. Die Einführung betrifft meistens das gesamte Unternehmen. Die Vorbereitungszeit benötigt meistens mehrere Monate.

Die elektronische Verwaltung von Unternehmensinformationen schafft eine bessere Infrastruktur für sichere, schnelle, effektive und kostensparende Geschäftsprozesse. Dabei sollte die Softwarelösung eine gut struktrierte Verwaltung, einen schnellen Nutzung und sichere Kontrolle von Dokumenteninformationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg bieten.

Welche Art von Dokumenten sollte man Digital verarbeiten

Aus welchen Unternehmensbereichen können Dokumente stammen:

– Die tägliche Papi

DMS

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erpost, die eingescannt wird und im Dokumentenemanagement verteilt wird. Somit entfällt beispielsweise das klassische Wiedervorlagen – Mappen System.

– Die bereits vorhandenen Kopien zu finanzrelevanten Vorgängen die z.T. zehn Jahre aufgewahrt werden müssen. Diese werden gescannt, somit werden zusätzliche Räume frei.

– Dokumente aus E-Mail Server/Clients, die direkt zum Kunden zugeordnet werden könnnen. E-Mail Programme sind in der Regel keine Aufgewahrungscenter, sie sollen in erster Linie schlank und schnell funktionieren.

Ordnung per Datenbank

Es gibt unterschiedliche Systeme um die Daten so abzulegen, dass diese auch wiedergefunden werden. In der Regel, werden die Dokumente verschlagwortet und mit einem Suchsystem widergefunden. Die Daten werden hierbei direkt in der Datenbank abgelegt, so entfällt in beiden Fällen die klassischen Ordernsysteme auf einem herkömmlichen Server.

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Dokumentenmangement mal aus einer anderen Sichtweise: